How to Invoice US Companies from Abroad with Your LLC

TL;DR: If tenés an LLC formed in the U.S. (even if the owners live abroad), use a clear USD invoice that includes your EIN or the appropriate tax form, unambiguous payment instructions, and professional follow-up steps. Tools like Stripe, FreshBooks or Wave speed up billing US clients and help you get paid by US companies faster.

Tiempo de lectura estimado: 8 minutos

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Lo que vas a aprender

• Qué información debe llevar un invoice para invoice US companies LLC y billing US clients correctamente.
• Cuándo y por qué te pueden pedir un W-8BEN-E (y cuándo corresponde un W-9).
• Cómo definir payment terms para international invoicing y aumentar la probabilidad to get paid US company.
• Herramientas prácticas (Stripe, FreshBooks, Wave) y un ejemplo de LLC invoice template.
• Estrategia paso a paso para follow up on late payments.

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Contexto / El problema

Si tenés una LLC registrada en Estados Unidos y vendés a empresas norteamericanas desde LATAM, el objetivo es claro: cobrar en tiempo y forma, minimizar retenciones y presentar la documentación fiscal adecuada. Muchos emprendedores confunden qué formulario presentar (W-9 vs W-8BEN-E), qué datos debe incluir una factura y cómo estructurar payment terms para billing US clients sin fricciones. Además, cobrar de forma internacional implica decidir entre ACH, wire en USD o plataformas de pago que reduzcan fricción y comisiones.

Keywords clave: invoice US companies LLC, billing US clients, international invoicing.

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Solución: paso a paso con datos concretos

1) Cómo estructurar un LLC invoice template (formato correcto)

Usá un formato claro y profesional. Ejemplo mínimo (podés copiar y personalizar):

• Invoice number: INV-2026-001
• Invoice date: 2026-03-01
• Due date: 2026-03-15 (Net 14)
• From (seller):
  • Company name: Acme LATAM LLC
  • Address: Registered Agent Address, State, USA (o tu dirección comercial en EE. UU. si tenés)
  • EIN: 12-3456789
  • Email: billing@acme.example
• To (buyer):
  • Client company name, contact person, billing address (city, state, ZIP), and email
• Line items: Description | Qty | Unit price (USD) | Amount
• Subtotal, Taxes (if any), Discounts, Total (USD)
• Payment instructions (see abajo)
• Notes: “Please reference invoice number in payment.”
• Optional: Late fee policy (e.g., 1.5% monthly after 30 days)

Consejos prácticos:

• Emití la factura en USD y poné explícitamente “Amounts in USD”.
• Mantené numeración secuencial para contabilidad.
• Si usás la dirección de tu registered agent en EE. UU., confirmá con tu registered agent que la dirección puede aparecer en facturas.

2) EIN, W‑8BEN‑E y preguntas fiscales (qué presentar)

• EIN: Si tu LLC está formada en EE. UU., solicitá un EIN (Employer Identification Number). Un EIN facilita que clientes estadounidenses te paguen y normalmente reduce fricciones administrativas.
• W‑9 vs W‑8 series:
  • Si la LLC es una entidad estadounidense a efectos fiscales (formada en EE. UU. y considerada entidad estadounidense), los clientes US típicamente solicitarán un Form W‑9.
  • Si el cliente considera que la contraparte es extranjera (por ejemplo, si la LLC está fiscalmente tratada como disregarded entity cuyos ingresos se imputan a propietarios extranjeros), pueden pedir un W‑8BEN‑E (para entidades) o W‑8BEN (para individuos). El W‑8BEN‑E sirve para certificar extranjero y, en algunos casos, reclamar beneficios de tratados para reducir o eliminar retención.
• Importante: las reglas fiscales pueden ser complejas; es recomendable consultar con un contador o asesor fiscal antes de firmar formularios o asumir exenciones.

3) Payment terms y cómo estructurarlos para get paid US company

• Plazos comunes: Net 15, Net 30. Para clientes nuevos, ofrecé Net 14 o 50% upfront + resto a entrega.
• Formas de pago preferidas:
  • ACH (más barato para pagos dentro de EE. UU.) — necesitás una cuenta bancaria en USD.
  • Wire internacional (SWIFT) — más caro pero directo.
  • Plataformas de pago: tarjetas vía Stripe, pagos mediante ACH con Stripe o bancos en línea.
• Incluí instrucciones claras: bank name, account number, routing (ABA) para ACH, SWIFT/BIC para wire, y el nombre exacto de la cuenta. Si usás un proveedor como Mercury o Relay para cuenta US, indicá esos datos.

Keywords: get paid US company, international invoicing.

4) Herramientas de invoicing (Stripe, FreshBooks, Wave)

• Stripe: ideal para billing US clients con tarjetas y ACH. Soporta facturación recurrente y cobros en USD. Integrable con contabilidad y plataformas.
• FreshBooks: buen flujo de facturación, recordatorios automáticos y seguimiento de gastos. Se integra con Stripe para cobrar con tarjeta.
• Wave: opción gratuita para facturación y contabilidad básica; permite cobrar con tarjeta (con comisiones) y es útil para startups con presupuesto ajustado.
• Sugerencia: combiná FreshBooks (invoicing + automatización) + Stripe (procesamiento de pagos) para un flujo profesional.

5) Cómo follow up on late payments (pasos accionables)

• Antes de la fecha: recordatorio 3 días antes (friendly).
• Día de vencimiento: email automático con link de pago y copia de la factura.
• 7 días tarde: primer reminder (amable, solicitalo como prioridad).
• 14–30 días tarde: segundo reminder con copia a contacto superior y recordatorio de late fee si lo aplicaste.
• 30–60 días tarde: carta formal, ofrecé plan de pago, indicá que podés suspender servicios.

• 60–90 días: considerar collections o asesor legal; informar al cliente previamente. Plantillitas breves de email:

• Asunto: Invoice INV-2026-001 — 7 days overdue
  Cuerpo: “Hi [Name], I hope you’re well. Our invoice INV-2026-001 for USD 3,500 is now 7 days overdue. Could you confirm payment status or let me know if you need a copy? Thanks, [Your name]”
• Si querés aplicar intereses, deja eso claro en la factura original y confirmá que es legal según contrato y jurisdicción.

Nota: No inventes cargos arbitrarios ni amenaces sin respaldo; si hay disputas, documentá todo y buscá asesoría legal o contable.

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Cómo Rely te ayuda

Si todavía no tenés la LLC en EE. UU. o querés formalizarla correctamente para facilitar billing US clients y international invoicing, Rely simplifica el proceso. Los planes de Rely van desde USD 449 hasta USD 649 e incluyen la formación de la LLC, registered agent, obtención del EIN y los documentos legales (Operating Agreement y BOIR), además de soporte por email o chat. El proceso es 100% online: no necesitás viajar a EE. UU.

El tiempo estándar para formar la LLC con Rely es de 5–7 días hábiles; con servicio express la LLC puede formarse en 1 día y podés estar 100% operativo en menos de 5 días. Algunos planes incluso incluyen ayuda para abrir una cuenta bancaria con Mercury o Relay, lo que acelera que puedas recibir ACH y get paid US company sin complicaciones.

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Próximos pasos

1. Revisá tu situación fiscal con un contador para confirmar si tu LLC necesita W‑9 o W‑8BEN‑E.
2. Armá tu LLC invoice template con EIN y términos claros.
3. Elegí una herramienta de facturación (Stripe + FreshBooks recomendado) y configurá recordatorios automáticos.
4. Si aún no tenés LLC en EE. UU. y querés simplificar todo el proceso, formala online con Rely y empezá a vender a empresas americanas sin viajar.

¿Querés que te arme un template de factura personalizado con tus datos o una secuencia de emails de cobro lista para usar? Decime y lo preparo.