Cómo facturar a empresas de USA con tu LLC: guía práctica

TL;DR: Si querés facturar empresas USA con tu LLC necesitás un invoice claro (datos de la LLC, ítems, total y datos bancarios), entregar el formulario fiscal adecuado (generalmente W-8BEN-E para entidades extranjeras) y ofrecer formas de pago que faciliten cobrar empresas americanas. Usá cuentas en bancos/servicios americanos (Mercury, Relay, Stripe, Wise) para reducir comisiones y tiempos.

Tiempo de lectura: 7 minutos

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Lo que vas a aprender

• Qué datos imprescindibles debe tener tu invoice LLC para que empresas de USA la paguen rápido.
• Cómo y cuándo rellenar el formulario W-8BEN-E (y diferencia con W-8BEN/W-9).
• Formas de pago recomendadas para cobrar empresas americanas y qué datos bancarios incluir.
• Herramientas prácticas para emitir facturas y recibir pagos desde EE. UU.

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Sección de contexto/problema

Si trabajás con clientes en Estados Unidos, te encontrás con dos retos recurrentes: 1) que el cliente entienda y acepte tu invoice LLC (o factura LLC) y 2) la cuestión fiscal y de retenciones (qué formulario fiscal te piden: W-8BEN-E, W-9, etc.). Además, cobrar desde LATAM puede generar demoras y comisiones altas si usás transferencias internacionales sin optimizar.

Keywords clave como facturar empresas USA, invoice LLC y cobrar empresas americanas no son solo SEO: representan pasos concretos que tenés que dominar para cobrar a tiempo y sin problemas administrativos.

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Sección de solución/paso a paso con datos concretos

1) Formato de invoice: los campos obligatorios

Un buen invoice LLC debe ser claro y profesional. Incluí al menos estos elementos:

• Encabezado: palabra "Invoice" (o "Factura") y número de factura único (ej. INV-2026-001).
• Fecha de emisión y fecha de vencimiento (por ejemplo, 30 días).
• Datos del emisor (tu LLC):
  • Nombre legal de la LLC exactamente como figura en la formación.
  • Dirección fiscal (si tenés dirección en EE. UU. o la dirección del propietario si corresponde).
  • EIN (si la LLC tiene EIN) o Tax ID extranjero si te lo solicitan.
  • Contacto (email, teléfono).
• Datos del cliente (empresa USA): nombre legal, dirección y, si aplica, PO number o contacto.
• Descripción de bienes/servicios: ítems, cantidad, tarifa por unidad, horas, periodo de servicio.
• Subtotal, impuestos aplicables (generalmente servicios B2B internacionales no llevan sales tax, pero verificá localmente) y total a pagar.
• Moneda (USD recomendable si tu cliente está en USA).
• Instrucciones de pago: banco, tipo de transferencia (wire/ACH), ABA/routing, SWIFT/BIC, account number, account name (debe coincidir con la LLC), o enlace de pago (Stripe/PayPal/Wise).
• Términos: penalidades por mora, descuentos por pronto pago, teléfono/email de contacto.

Ejemplo simple (tabla):

2) Datos necesarios y buenas prácticas

• Siempre usá el nombre legal de la LLC. Si trabajás con una "DBA", aclaralo junto al nombre legal.
• Si recibís pagos a una cuenta extranjera, indicá claramente la conversión y quién cubre fees.
• Conservá copia de cada invoice y del pago (confirmación SWIFT o recibo de Stripe).
• Si tu LLC es de un único dueño extranjero, consultá con tu contador si la LLC se trata como disregarded entity o como corporación para efectos del impuesto en USA; eso afecta qué te piden (W-8BEN-E o W-9).

3) W-8BEN-E (y diferencias con W-8BEN / W-9)

• W-8BEN-E es el formulario que usan las entidades extranjeras (como una LLC con dueño no estadounidense) para certificar su condición fiscal ante pagadores estadounidenses y, a veces, reclamar beneficios de un tratado.
• W-8BEN es para personas físicas no residentes.
• W-9 lo piden cuando el receptor es una persona o entidad fiscalmente estadounidense (si la LLC es tratada como una "US person" podría requerir W-9).
• Si el pagador te pide un formulario, preguntale cuál necesita. En muchos casos, como proveedor extranjero, vas a completar W-8BEN-E. El formulario solicita datos como nombre de entidad, país de residencia fiscal, y a veces el EIN (si lo tenés).
• No inventes respuestas: si tenés dudas sobre cómo completar el formulario o sobre retenciones (posible 30% withholding), es recomendable consultar con un profesional en impuestos internacionales.

4) Formas de pago para cobrar empresas americanas

• ACH (si tenés cuenta en EEUU): barato y rápido (días hábiles). Necesitás ABA/routing y account number.
• Wire transfer (transferencia bancaria internacional): más rápido pero con fees; ideal para montos grandes. Incluí SWIFT/BIC y beneficiario exacto.
• Stripe/PayPal: fáciles, integrables con facturación, pero con comisiones por transacción y conversión.
• Wise (antes TransferWise): buena opción para recibir en USD y transferir a tu moneda local con menor comisión.
• Payoneer: popular entre freelancers; te permiten obtener local receiving accounts en USD.
• Si querés minimizar fricción: ofrecé varias opciones (ACH y wire + link de pago con Stripe/Wise). Indicá claramente comisiones y quién las cubre.

5) Herramientas recomendadas para emitir invoice LLC y procesar cobros

• Facturación: QuickBooks, FreshBooks, o plantillas en Google Docs/Sheets.
• Cobro: Stripe (para pagos con tarjeta), Mercury o Relay (cuentas bancarias en USD), Wise y Payoneer.
• Gestión documental: Google Drive, Dropbox o una carpeta con las facturas, contratos y formularios W-8 completados.

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Cómo Rely te ayuda

Si todavía no tenés tu LLC o querés formalizarla para facturar empresas USA correctamente, Rely simplifica todo el proceso. Los planes de Rely van desde USD 449 hasta USD 649 e incluyen la formación de la LLC, registered agent, obtención del EIN, y documentos legales importantes como el Operating Agreement y el Beneficial Ownership Information Report (BOIR). Además recibís soporte por email o chat durante el proceso.

El proceso con Rely es 100% online —no necesitás viajar a EE. UU.— y el tiempo estándar de formación es de 5–7 días hábiles. Si necesitás estar operativo ya, existe un servicio express que forma la LLC en 1 día y te permite estar 100% operativo en menos de 5 días. Algunos planes incluso incluyen la apertura de cuenta bancaria con Mercury o Relay, lo que te facilita ofrecer ACH y cobrar empresas americanas con menos comisiones.

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Próximos pasos

1. Prepará tus datos (nombre legal, dirección, copia de ID) y definí en qué moneda querés cobrar.
2. Si no tenés LLC en EE. UU., considerá formarla con Rely para obtener EIN y la documentación necesaria.
3. Armá tu primera invoice usando los campos indicados y ofrecé al menos 2 formas de pago (ACH/wire + link de pago).
4. Consultá un contador especializado en tributación internacional para el W-8BEN-E y situación de retenciones si manejás montos importantes.

Si querés empezar a formar tu LLC y recibir pagos desde EE. UU. con una cuenta en dólares, entrá a Rely y elegí el plan que mejor se adapte a vos.