Bookkeeping para tu LLC: herramientas y mejores prácticas

TL;DR: Tener bookkeeping correcto desde el inicio te evita dolores de cabeza fiscales y facilita la toma de decisiones. En esta guía vas a encontrar qué registrar, cómo categorizar gastos, cómo conciliar tu cuenta y qué software elegir entre QuickBooks, Wave y Xero.

Tiempo de lectura: 8 minutos

Lo que vas a aprender

Qué es esencial registrar en la contabilidad de una LLC (registro gastos LLC y ventas).
Comparativa práctica: QuickBooks LLC, Wave accounting y Xero.
Categorías de gastos recomendadas y ejemplo de chart of accounts.
Pasos concretos para conciliación bancaria y buenas prácticas.
Cuándo conviene contratar un profesional de bookkeeping o contabilidad.

Sección de contexto/problema

Si tenés una LLC en EE. UU., el bookkeeping LLC no es solo una obligación: es la base para pagar menos impuestos legalmente, presentar reportes exactos y mostrar profesionalismo ante bancos o inversores. Muchos emprendedores de LATAM que forman LLCs subestiman la contabilidad y terminan con gastos no registrados, conciliaciones pendientes y reportes imprecisos que complican la obtención de cuentas bancarias o inversiones.

Problemas comunes:

Gastos mezclados entre lo personal y lo de la empresa.
Falta de categorías claras (imposibilita análisis de rentabilidad).
No conciliación mensual: errores repetidos y perdidos.
Software mal elegido que no escala con el negocio.

Sección de solución/paso a paso con datos concretos

1) Elegí el software adecuado: QuickBooks, Wave o Xero

QuickBooks (QuickBooks LLC):
- Ventajas: líder del mercado, integraciones bancarias robustas, opciones avanzadas para facturación, reportes y payroll (si lo necesitás después).
- Ideal si esperás crecer rápido o necesitás contabilidad más completa.
- Contras: costo mensual y curva de aprendizaje.
Xero:
- Ventajas: interfaz limpia, múltiples usuarios sin costo extra en algunos planes, buenas integraciones con apps.
- Ideal para negocios que trabajan con contadores externos y necesitan colaboración.
Wave (Wave accounting):
- Ventajas: tiene un plan base gratuito para bookkeeping y facturación; muy práctico para startups que empiezan.
- Contras: menos funciones avanzadas y soporte limitado en comparación con QuickBooks/Xero.

Cómo decidir: si tenés facturación simple y querés gastar poco, empezá con Wave. Si buscás escalabilidad y mejores reportes, elegí QuickBooks o Xero. Probá versiones gratis o demos 14–30 días antes de definir.

2) Qué registrar desde el primer día (registro gastos LLC)

Registro mínimo obligatorio para mantener orden:

Ingresos por ventas/servicios: fecha, cliente, monto y método de pago.
Gastos operativos: fecha, proveedor, concepto, categoría y comprobante (foto/PDF).
- Ejemplos: software, hosting, publicidad, comisiones, suscripciones, servicios profesionales.
Gastos de capital (compra de activos fijos): fecha, descripción, vida útil estimada.
Transferencias y aportes de socios (equity) y préstamos entre socios y la LLC.
Nómina y pagos a contratistas (con retenciones si corresponde).
Impuestos pagados y tasas estatales.

Tip práctico: guardá siempre un PDF o foto del recibo y adjuntalo en el registro del software. Eso facilita auditorías y declaraciones.

3) Categorías de gastos recomendadas (ejemplo de chart of accounts)

Usá categorías consistentes desde el inicio. Ejemplo simple:

Activos
- 1000 Caja
- 1100 Bancos (Cuenta corriente)
- 1200 Cuentas por cobrar
Pasivos
- 2000 Cuentas por pagar
- 2100 Impuestos por pagar
Patrimonio
- 3000 Capital social
- 3100 Utilidades retenidas
Ingresos
- 4000 Ventas / Servicios
Gastos operativos
- 5000 Marketing y publicidad
- 5100 Software y suscripciones
- 5200 Servicios profesionales
- 5300 Comunicaciones (internet, teléfono)
- 5400 Comisiones y pasarelas de pago
- 5500 Gastos de viaje y representación

Podés adaptar las cuentas según tu industria; lo importante es la consistencia.

4) Conciliación bancaria: paso a paso

Frecuencia recomendada: conciliación mensual (ideal) o quincenal si movés muchas transacciones.

Pasos concretos:

Conectá la cuenta bancaria al software (bank feeds) para importar transacciones automáticamente.
Descargá el extracto bancario mensual (PDF/CSV) desde tu banco.
En el software, marcá cada transacción importada como “conciliada” cuando coincida con el extracto.
Investigá diferencias:
- Depositos pendientes: cheques o transferencias no registradas.
- Pagos duplicados: eliminá o fusioná entradas duplicadas.
- Comisiones bancarias: registralas como gasto.
Cerrá la conciliación cuando saldo del libro = saldo del banco.
Guardá evidencia del extracto y la conciliación dentro del sistema.

Errores comunes: no registrar fees bancarios, olvidar pagos con tarjeta personal, o no aplicar reembolsos correctamente.

5) Informes que debés revisar regularmente

Estado de resultados (Profit & Loss): mensual y año a la fecha.
Balance general: para ver salud financiera.
Flujo de caja proyectado: 3–6 meses.
Reporte de cuentas por cobrar y por pagar.

Estos informes te ayudan a tomar decisiones tácticas (ej. ajustar marketing o negociar plazos con proveedores).

6) Cuándo contratar un profesional

Considerá contratar un contador o bookkeeper cuando:

Tenés ventas regulares y superás un umbral de complejidad (por ejemplo, muchos clientes, múltiples cuentas bancarias, o ventas en varios estados).
Empezás a pagar nómina o tenés contratistas 1099.
Querés optimizar impuestos, deducciones y estructura fiscal.
No tenés tiempo para mantener conciliaciones y reportes mensuales.

Es recomendable consultar con un profesional para temas fiscales o cuando aparezcan impuestos interestatales. Un bookkeeper puede cobrar desde tarifas por hora hasta planes mensuales; los honorarios varían según experiencia y volumen. Pedí referencias, revisá acceso al software y definí entregables claros (conciliónes mensuales, reportes, asesoría).

Cómo Rely te ayuda

Si todavía no tenés la LLC, Rely facilita armarla 100% online, sin viajar a EE. UU. Sus planes (desde USD 449 hasta USD 649) incluyen formación de la LLC, registered agent, obtención del EIN y documentos legales como Operating Agreement y BOIR, además de soporte por email o chat. Algunos planes incluso ayudan con la apertura de cuenta bancaria con Mercury o Relay.

El proceso estándar demora 5–7 días hábiles; si necesitás todo rápido, con el servicio express la LLC puede formarse en 1 día y podés estar operativo en menos de 5 días. Tener la LLC y el EIN ya listos te permite empezar el bookkeeping correctamente desde el primer movimiento bancario.

Próximos pasos

Decidí qué software te conviene: probá Wave si querés empezar gratis, o inicia una prueba de QuickBooks/Xero si buscás funciones avanzadas.
Armá tu chart of accounts minimalista y empezá a registrar ingresos y gastos desde hoy.
Si todavía no tenés la LLC, formala online con Rely para tener EIN, documentos y la posibilidad de abrir cuenta bancaria con Mercury o Relay.

Si querés, te doy un checklist personalizado según tu rubro para empezar el bookkeeping en 7 días. ¿Querés que te lo prepare?