Gastos deducibles en tu LLC: qué podés deducir como extra...

TL;DR: Con una LLC podés disminuir la carga impositiva si documentás correctamente los gastos deducibles LLC: software, hosting, marketing, viajes de negocio, home office y pagos a subcontratistas. Guardá facturas, comprobantes de pago y registros de uso para cada gasto y considerá asesoría fiscal para situaciones complejas.

Tiempo de lectura: 7 min

Lo que vas a aprender

Qué tipos de gastos suelen ser deducibles en una LLC (software, hosting, marketing, viajes, home office, subcontratistas).
Cómo documentar cada tipo de gasto paso a paso para soportar las deducciones.
Recomendaciones prácticas de bookkeeping y conservación de documentos.
Qué detalles revisar si sos extranjero y cómo empezar rápido con la estructura correcta.

Contexto: por qué los gastos deducibles importan

Si tenés una LLC en Estados Unidos querés maximizar las deducciones LLC (tax deductions LLC) para reducir la base imponible. Los gastos ordinarios y necesarios para operar —expenses LLC— son la vía principal para reducir impuestos LLC. Pero no alcanza con pagar: hay que justificar cada descuento ante el fisco con documentación clara, consistencia y, cuando corresponda, con pruebas de propósito comercial.

Como extranjero, tenés la ventaja de poder constituir una LLC sin estar físicamente en EE. UU., pero también tenés particularidades (fuentes de ingreso, retenciones, documentación internacional) que conviene revisar con un contador con experiencia en cross-border taxes.

Qué podés deducir (lista práctica)

A continuación, los rubros más comunes que mencionaste y cómo suelen tratarse:

Software y suscripciones

Qué: SaaS (ej. CRM, contabilidad, diseño), licencias, apps productivas.
Cómo documentar: factura con nombre de la LLC, fecha, descripción del servicio, periodo y monto. Conservá recibos de tarjetas o transferencia.
Tip práctico: si comprás software con pago anual, registralo como gasto anual o consultá capitalización si es un gasto grande.

Hosting y dominios

Qué: hosting web, servidores cloud (AWS, DigitalOcean), registro de dominios.
Cómo documentar: alojá facturas y detalles técnicos (periodo, servidor, propósito). Guardá capturas de pantallas del panel si necesitás prueba adicional.
Ejemplo: hosting anual de ecommerce por USD 200 → factura + comprobante de pago + vínculo a la web como evidencia de uso.

Marketing y publicidad

Qué: Google Ads, Facebook Ads, diseño gráfico, landing pages, influencers.
Cómo documentar: facturas, reportes de campañas (impresiones, clics), contratos con freelancers/agencias y comprobantes de pago.
Recomendación: vinculá cada gasto a un objetivo medible (campaña X) y guardá resultados para justificar la necesidad comercial.

Viajes de negocio

Qué: pasajes, alojamiento, comidas relacionadas al negocio, transporte local.
Cómo documentar: itinerario que muestre propósito comercial (reuniones, eventos), tickets, facturas de hotel y notas con nombres de clientes/contactos. Separá gastos personales (no son deducibles) y anotá porcentaje de uso si el viaje fue mixto.
Conservá: boarding passes, agendas de reuniones, correos que certifiquen la actividad.

Home office

Qué: espacio usado exclusiva y regularmente para el negocio (aplican reglas del fisco para validar exclusividad).
Cómo documentar: plano o foto del espacio, cálculo de metros cuadrados dedicados al negocio, facturas de servicios proporcionales (luz, internet), y elección entre método simplificado o el método regular para calcular la deducción.
Nota: existe un método simplificado (IRS) que permite una deducción por ft²; consultá a tu contador para ver si aplica según tu caso.

Subcontratistas y freelancers

Qué: desarrolladores, diseñadores, agencias, asistentes virtuales.
Cómo documentar: contrato o acuerdo (servicio, plazos, monto), factura del contratista, comprobante de pago y, si corresponde, formularios fiscales (W-9 para contratistas estadounidenses; para extranjeros, la documentación difiere).
Atención: en EE. UU. se suelen reportar pagos a contratistas con 1099-NEC si son personas/empresas estadounidenses y el monto anual supera cierto umbral. Consultá con un especialista para cumplir obligaciones de reporting.

Cómo documentarlos correctamente: paso a paso

Abrí una cuenta bancaria y tarjeta a nombre de la LLC: separá 100% las finanzas personales. Esto es lo más importante para que los deductions LLC sean defendibles.
Asigná categorías en tu contabilidad: software, hosting, marketing, viajes, home office, subcontratistas. Usá un plan de cuentas coherente.
Guardá comprobantes en formato digital (PDF) y nombralos consistente: "AAAAMMDD_proveedor_concepto_monto".
Para pagos en moneda local: guardá la factura original y un registro de la conversión a USD con la fuente del tipo de cambio y la fecha.
Para viajes: archivá itinerarios, facturas y una nota que describa el propósito comercial del viaje y las reuniones clave.
Para home office: registrá metros cuadrados, fotos y facturas de servicios. Decidí con tu contador el método de cálculo.
Para subcontratistas: mantené contratos, facturas y comprobantes. Pedí W-9 a contratistas en EE. UU.; para extranjeros, verificá retenciones y reporting aplicables.
Reconciliá cuentas mensualmente y generá reportes trimestrales para saber qué monto vas a deducir en la declaración.

Checklist rápido por gasto:

Factura con nombre de la LLC: sí.
Comprobante de pago (bank/cc/transfer): sí.
Relación con la actividad: nota o evidencias: sí.
Conversión a USD si aplica: sí.
Contrato o alcance del servicio (si corresponde): sí.

Buenas prácticas de archivo y plazos

Conservá documentación por al menos 3 años; en casos de ingresos no reportados o problemas, puede ser recomendable guardar hasta 6 años.
Hacé backup en la nube (2 copias, idealmente en servicios distintos).
Usá software de contabilidad (QuickBooks, Xero, o alternativas económicas) para llevar el control y facilitar la generación de reportes.

Nota importante: no inventes deducciones ni interpretes esto como asesoría legal/fiscal final. Es recomendable consultar con un contador especializado en impuestos de EE. UU. y situaciones internacionales para optimizar y cumplir con todas las obligaciones.

Cómo Rely te ayuda

Formar la estructura correcta desde el inicio facilita aplicar deducciones LLC de manera ordenada. Rely ofrece planes desde USD 449 hasta USD 649 que incluyen la formación de la LLC, registered agent, obtención del EIN y los documentos legales (Operating Agreement y BOIR), además de soporte por email o chat. Algunos planes también te ayudan con la apertura de cuenta bancaria (Mercury o Relay), lo que es clave para mantener las finanzas de la LLC separadas desde el primer día.

El proceso de Rely es 100% online y rápido: tiempo estándar de formación 5–7 días hábiles, y con servicio express podés tener la LLC formada en 1 día y estar 100% operativo en menos de 5 días. Eso te permite empezar a registrar expenses LLC con la documentación correcta desde el principio, lo que facilita reducir impuestos LLC de forma ordenada.

Próximos pasos

Organizá la documentación inicial: facturas, contratos y comprobantes.
Si todavía no tenés la LLC, formala de forma rápida y online con Rely para poder abrir cuenta bancaria y empezar a separar gastos.
Contratá (o consultá con) un contador con experiencia en clientes internacionales para definir la estrategia de deducciones y reporting.

Empezá hoy con Rely y poné tu LLC en orden para aprovechar todas las deducciones posibles.

Gastos deducibles en tu LLC: qué podés deducir como extranjero