Contabilidad para tu LLC siendo extranjero: lo esencial

TL;DR: Tener una contabilidad ordenada es clave para proteger tu responsabilidad, cumplir con impuestos y tomar mejores decisiones. Conocer qué registros guardar, qué software usar y cuándo contratar un contador te va a ahorrar tiempo y riesgos.

En este artículo vas a encontrar pasos prácticos para llevar la contabilidad de tu LLC siendo extranjero y cuándo recurrir a un CPA.

Tiempo de lectura: 7 minutos

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Lo que vas a aprender

• Qué registros y documentos tenés que conservar para la contabilidad de tu LLC.
• Cómo organizar un flujo de bookkeeping LLC mensual y anual.
• Ventajas y diferencias entre QuickBooks y Wave para llevar libros LLC.
• Cuándo necesitás un contador/CPA y cómo elegirlo.
• Cómo Rely puede facilitar los primeros pasos (formación, EIN, apertura de cuenta).

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Por qué la contabilidad es clave para tu LLC como extranjero

Si sos propietario de una LLC en Estados Unidos desde Latinoamérica, la contabilidad no es solamente una obligación fiscal: es la forma de demostrar que la LLC es una entidad separada (protección de responsabilidad), controlar flujo de caja y prepararte para declarar impuestos correctamente. La contabilidad LLC y el bookkeeping LLC son procesos diarios y periódicos que te permiten evitar multas, problemas bancarios y dificultades al buscar inversión o vender el negocio.

Además, como extranjero con una LLC en EE. UU., vas a necesitar documentos concretos (EIN, Operating Agreement, BOIR) y registros bancarios claros para abrir cuentas, recibir pagos y, si corresponde, contratar empleados o proveedores. Si tenés dudas legales o fiscales sobre residencia fiscal o tratados, es recomendable consultar con un profesional.

Solución: cómo llevar la contabilidad LLC paso a paso

1) Registros que debés mantener

Estos son los documentos esenciales que tenés que guardar para una correcta contabilidad y cumplimiento:

• Información de la empresa:
  • Articles of Organization, Operating Agreement, BOIR (Beneficial Ownership Information Report).
  • EIN (Employer Identification Number).
• Registros financieros:
  • Estados de cuenta bancarios y conciliaciones.
  • Facturas emitidas y recibidas (invoices y bills).
  • Comprobantes de pagos (receipts), facturas de proveedores y contratos.
  • Registros de ventas y cobranzas (invoices, recibos).
• Nómina y contrataciones (si corresponde):
  • Registros de salarios, pagos a contratistas (1099s), payroll reports.
• Documentos fiscales y legales:
  • Declaraciones de impuestos, formularios presentados, correspondencia del IRS.
  • Contratos importantes, acuerdos de préstamo, actas de reuniones (aunque seas single-member, es buena práctica).
• Conservación: se recomienda guardar documentación por al menos 3–7 años, pero consultá con tu contador para plazos aplicables a tu caso.

2) Software recomendado para bookkeeping LLC (QuickBooks vs Wave)

Elegir buena herramienta acelera el proceso y reduce errores.

• QuickBooks Online

  • Ventajas: muy completo, integración con bancos, apps, manejo de multiusuarios, reportes avanzados, opciones de payroll y gestión de impuestos (con add-ons).
  • Ideal para: LLC que facturan regularmente, tienen varios clientes, empleados o previsión de crecer.
  • Consideración: es pago (planes mensuales) y puede requerir configuración inicial o soporte de un contador.

• Wave

  • Ventajas: gratuito para contabilidad básica y facturación, interfaz simple, ideal para freelances y negocios pequeños.
  • Ideal para: proyectos con operaciones simples, pocos clientes o cuando querés minimizar costos.
  • Consideración: funcionalidades avanzadas (payroll, soporte) pueden tener costo o limitaciones frente a QuickBooks.

Recomendación práctica: si arrancás y querés ahorrar, probá Wave para entender el flujo. Si tenés ventas recurrentes, cuentas por cobrar complejas o contratás empleados, migrá a QuickBooks y consultá con un contador para la implementación.

3) Flujo de trabajo mensual y checklist para llevar libros LLC

Adoptá un proceso repetible. Ejemplo de checklist mensual:

• Conectá y reconciliá cuentas bancarias y tarjetas.
• Registrá todas las facturas emitidas y recibidas.
• Categorizá transacciones según el plan de cuentas.
• Revisá reportes clave: Pérdidas y Ganancias (Profit & Loss), Balance, flujo de caja.
• Pagá impuestos estimados o retenciones si corresponde.
• Guardá respaldos digitales de facturas y comprobantes.

Tareas trimestrales/anuales:

• Revisá y pagá impuestos estatales/ federales estimados.
• Prepará y enviá 1099s a contratistas (si aplica).
• Cerrá el año contable con el contador para la declaración anual.
• Actualizá el Operating Agreement si hubo cambios.

4) Cuándo necesitás un contador/CPA (contador LLC)

Contratá un contador o CPA cuando al menos una de estas situaciones aplique:

• Tenés ventas sostenidas y volumen creciente (es más barato y seguro delegar antes de que se complique).
• Tenés empleados o contractors (nómina y 1099s).
• Tu estructura incluye varios miembros o hay distribución de utilidades (partnership taxes).
• Operás en varios estados o tenés obligaciones de sales tax/nexus.
• Tenés operaciones internacionales (pagos desde/ hacia cuentas fuera de EE. UU., o dudas sobre residencia fiscal).
• Necesitás planificación fiscal, preparar declaraciones federales/estatales o manejar auditorías.

Cómo elegirlo:

• Buscá experiencia con clientes extranjeros y LLCs.
• Pedí referencias y ejemplos de trabajos previos.
• Acordá modalidad (hora fija, paquete mensual) y acceso al software (QuickBooks Online, por ejemplo).
• Verificá que explique en términos claros obligaciones como filing federal, state taxes y reportes internacionales (si aplica).

Recordá: si no estás seguro sobre obligaciones fiscales internacionales (por ejemplo, reporte de cuentas extranjeras o tratados), es recomendable consultar con un profesional especializado.

Cómo Rely te ayuda

Rely simplifica los primeros pasos para que puedas enfocarte en la contabilidad y el crecimiento. Con planes desde USD 449 hasta USD 649, Rely forma la LLC, provee registered agent, obtiene el EIN y entrega los documentos legales esenciales (Operating Agreement y BOIR). El proceso es 100% online: no necesitás viajar a EE. UU. y tenés soporte por email o chat para cualquier consulta inicial sobre documentación e implementación.

Los tiempos son concretos: el trámite estándar tarda 5–7 días hábiles; si necesitás rapidez, el servicio express permite formar la LLC en 1 día y podés estar 100% operativo en menos de 5 días. Algunos planes también incluyen la apertura de cuenta bancaria con proveedores como Mercury o Relay, lo que facilita conectar tu banco al software de bookkeeping LLC (QuickBooks o Wave) y comenzar a reconciliar movimientos desde el día uno.

Rely no reemplaza a un contador, pero te entrega la estructura legal y fiscal básica que necesitás para empezar a llevar libros LLC correctamente (EIN, Operating Agreement, documentos de ownership) y te da soporte para resolver dudas operativas mientras organizás tu contabilidad o buscás un CPA.

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Próximos pasos

1. Decidí si querés arrancar con Wave (gratis) o QuickBooks (si pensás escalar).
2. Armá tu checklist mensual de bookkeeping LLC y empezá a reconciliar desde la primera operación.
3. Si tenés dudas fiscales o internacionales, contactá un contador/CPA con experiencia en LLCs extranjeras.
4. Formá tu LLC y obtené EIN rápidamente con Rely para empezar a llevar libros LLC correctamente y abrir una cuenta bancaria en EE. UU.

Si querés, podés empezar ahora con Rely y en menos de una semana tener tu LLC lista para operar y conectar tu contabilidad.