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Impuestos

Sales Tax: ¿tu LLC necesita cobrarlo? Guía simplificada

18 de enero de 20267 min de lectura

TL;DR: El sales tax es un impuesto estatal sobre ventas que muchas LLC en EE. UU. deben cobrar y remitir si tienen nexus en ese estado. Para saber si tenés que cobrar sales tax tenés que evaluar nexus (presencia física o económica), la naturaleza del producto (físico, digital o servicio) y las reglas específicas del estado.

Tiempo de lectura: ~8 minutos

Lo que vas a aprender

  • Qué es el sales tax y cómo difiere entre productos físicos, digitales y servicios.
  • Qué significa nexus sales tax y cuándo genera obligación de cobrar.
  • Pasos concretos para determinar si tenés que cobrar sales tax y cómo registrarte.
  • Recomendaciones prácticas para cumplir con tax compliance LLC y evitar multas.

Contexto: ¿por qué importa el sales tax para tu LLC?

Si tenés una LLC registrada en EE. UU. y vendés a clientes dentro del país, el sales tax LLC es una de las primeras obligaciones que puede afectarte. A diferencia del impuesto federal sobre la renta, el sales tax es estatal (y a veces local), así que las reglas varían mucho entre estados.

Para muchos emprendedores de LATAM que forman una LLC en EE. UU., la duda clave es: ¿debés cobrar impuesto ventas LLC a tus clientes? La respuesta depende de dos cosas principales: si tenés nexus sales tax en el estado del comprador y si el producto o servicio que vendés está sujeto a sales tax en ese estado.

Importante: las normas cambian y cada estado define sujetos gravados, exenciones y umbrales. Si tenés dudas legales o fiscales específicas, es recomendable consultar con un contador o asesor fiscal en EE. UU.

¿Qué es exactamente el "sales tax"?

  • Es un impuesto al consumidor recaudado por el vendedor en el punto de venta y luego remitido al estado.
  • Se aplica sobre la venta de bienes y, en muchos estados, también sobre ciertos servicios o productos digitales.
  • No existe un impuesto federal uniforme: cada estado (y algunos municipios) tiene su propia tasa y reglas.

¿Qué es nexus sales tax y por qué es determinante?

"Nexus" significa relación suficiente entre tu negocio y un estado para que ese estado te exija recaudar sales tax. Hay dos tipos principales:

  • Nexus físico: si tenés presencia física en el estado —oficina, almacén, empleados, inventario en un fulfillment center (p. ej. Amazon FBA)—, normalmente tenés la obligación de cobrar.
  • Nexus económico: ocurre cuando tus ventas en el estado superan un umbral (por ejemplo, un monto anual o número de transacciones). Los umbrales varían por estado; valores típicos que verás son USD 100,000 o 200 transacciones, pero podés encontrar otros números. Siempre confirmalo en la autoridad fiscal del estado.

Además, existen reglas por marketplace: muchos estados exigen que los marketplaces (Amazon, Etsy) cobren y remitan el impuesto por vos si ellos actúan como facilitador. Verificá la situación en cada plataforma donde vendés.

Productos digitales vs físicos vs servicios

  • Productos físicos (tangible personal property): En la mayoría de los estados están sujetos al sales tax, salvo exenciones específicas (medicamentos, alimentos básicos, etc.).
  • Productos digitales: Algunos estados gravan descargas, suscripciones digitales o software como servicio (SaaS); otros no. Depende de la definición estatal de "tangible personal property" y de las leyes locales.
  • Servicios: Muchos servicios están exentos en varios estados, pero servicios específicos (hosting, telecomunicaciones, ciertos servicios profesionales) pueden estar gravados.

Conclusión: la naturaleza del bien o servicio define si está sujeto al impuesto ventas LLC en cada jurisdicción.

¿Cuándo y cómo saber si debés cobrar sales tax? — Paso a paso

A continuación un proceso práctico y accionable para evaluar tu obligación de cobrar sales tax:

  1. Clasificá lo que vendés

    • Identificá si tus productos son bienes tangibles, digitales descargables, suscripciones o servicios.
    • Hacé una lista con ejemplos de SKUs o tipos de servicios.

  2. Determiná dónde tenés nexus

    • Revisá si tenés presencia física: oficinas, empleados, inventario en fulfilment centers (p. ej. Amazon FBA), viajantes de negocio.
    • Calculá tus ventas por estado: si vendés a consumidores en varios estados, sumá ventas en cada uno para comparar con umbrales de nexus económico.
    • Acción práctica: exportá tus ventas por estado desde tu plataforma (Stripe, Shopify, Amazon) y compará con los umbrales estatales.

  3. Consultá la ley del estado

    • Buscá la web del Department of Revenue (o equivalente) del estado para ver si los bienes/servicios que vendés están gravados y cuáles son los umbrales.
    • Si no encontrás claridad, consultá con un contador local o un servicio de cumplimiento fiscal.

  4. Registrate para un sales tax permit

    • Si tenés nexus en un estado y tus ventas están gravadas, registrate para un permiso de vendedor (sales tax permit) antes de comenzar a cobrar. Esto se hace online en la web del estado.
    • Documentos comunes: EIN, detalles de la LLC, dirección comercial, estimación de ventas.

  5. Empezá a cobrar y a remitir

    • Configurá tu plataforma de ventas (Shopify, WooCommerce, Stripe) para cobrar la tasa correcta por estado y jurisdicción.
    • Presentá las declaraciones (monthly/quarterly/annual según el estado) y remití lo recaudado. Guardá comprobantes.

  6. Considerá herramientas y automatización

    • Usá soluciones de tax automation (p. ej. Avalara, TaxJar) si vendés en muchos estados. Reducen errores y facilitan reporting.
    • Verificá cómo se manejan los marketplace facilitators si vendés a través de terceros.

  7. Conservá registros y revisá periódicamente

    • Guardá facturas, reports de ventas y devoluciones por al menos 3-4 años (requisitos pueden variar).
    • Revisá anualmente si cambian tus ventas o tu presencia y si eso genera nuevo nexus.

Ejemplo práctico:

  • Supongamos que tu LLC vende cursos en línea y facturaste USD 120,000 en ventas a clientes en el Estado X el año pasado. Si el estado X tiene un umbral de nexus económico de USD 100,000/año, entonces probablemente debés registrarte, empezar a cobrar sales tax (si el estado grava ese tipo de curso) y remitir los montos.

Nota: no inventes reglas concretas para un estado sin verificar. Las cifras de umbral y qué está gravado varían y se modifican con frecuencia.

Buenas prácticas de tax compliance LLC

  • Documentá por escrito la política de cobro de impuestos en tu empresa.
  • Capacitate sobre marketplace rules si vendés por terceros.
  • Contratá asesoría local para estados donde tus ventas sean relevantes.
  • Si vas a operar internacionalmente desde LATAM, evaluá el impacto de la conversión de moneda y de la facturación con clientes extranjeros.

Cómo Rely te ayuda

Formar una LLC en EE. UU. es el primer paso para operar legalmente y facilitar el cumplimiento fiscal. En Rely te ayudamos a crear tu LLC 100% online, sin viajar a EE. UU., con planes desde USD 449 hasta USD 649 que incluyen formación de la LLC, registered agent, obtención del EIN, y documentos legales clave (Operating Agreement y BOIR), además de soporte por email o chat. Algunos planes incluso incluyen apertura de cuenta bancaria con Mercury o Relay, lo cual facilita la separación de cuentas y la gestión de sales tax.

El proceso estándar con Rely tarda 5–7 días hábiles; si necesitás rapidez, hay servicio express que forma la LLC en 1 día y te permite estar 100% operativo en menos de 5 días. Tener la LLC y el EIN listos es fundamental para registrarte en los estados donde debés cobrar impuesto ventas LLC y pedir tu sales tax permit. Si querés, podés empezar la formación y luego coordinar con un contador en EE. UU. la estrategia de tax compliance LLC.

Próximos pasos

Si querés formar tu LLC para mejorar tu estructura legal y facilitar el cumplimiento del sales tax, comenzá hoy mismo con Rely. También es recomendable hablar con un contador en EE. UU. para definir la estrategia de nexus y asegurar que estás cobrando y remitiendo el impuesto ventas LLC correctamente.

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